Аутсорсинг — это передача какой-либо работы от одной фирмы к другой, которая специализируется в данной области. Между заказчиком и подрядчиком подписывается договор на длительный срок, минимум на один год. В нашей стране аутсорсинг появился примерно пять лет назад, а самым развивающимся стал ит-аутсорсинг. ИТ-аутсорсинг — это создание веб-сайтов, программирование, любая работа, связанная с ПО, обслуживание техники (принтеры, мышки, сканеры, и другое).
Сегодня, чтобы иметь успешный бизнес не нужно возлагать все функции фирмы на штат персонала. Благоразумнее будет найти специализирующуюся компанию подрядчика, которые качественно справятся со своими обязанностями. Таким способом, компания увеличит качество производства и сможет сконцентрироваться на других важных задачах. Кроме того, при сотрудничестве с аутсорсинговой компанией можно прилично сэкономить, примерно, на 35%, и увеличить прибыль. К достоинствам аутсорсинга можно отнести и гарантию качества и надёжности выполненной работы, так как подрядчик специализируется в узкой области, а значит, имеет в штате лучших специалистов-профессионалов, новейшее оборудование, применяет передовые технологии. Контрактная система позволяет заказчику получить результат высокого уровня. Если работа выполнена некачественно, то аутсорсинговая компания, как юридическое лицо, обязано компенсировать ущерб.
Ит-аутсорсинг имеет стремительное развитие во всём мире. Сегодня важную роль составляют справочно-информационные службы и электронные системы деловых отношений, такие, как электронные торги, поиск партнеров, реклама, и другие. Ит- аутсорсинговые компании с помощью интернета внедряются на рынок других стран. Сегодня на отечественном рынке работают множество зарубежных ит-компаний, а наши компании внедряются в рынок ит-компаний СНГ и Европы.
Каким компаниям нужен аутсорсинг?
1) Небольшим компаниям, которые имеют удалённую техническую поддержку и периодический визит системного администратора;
2) Крупные компании, которым требуется постоянный режим работы Службы информационных технологий.
Ит-аутсорсинговая компания отвечает:
— за обслуживание компьютеров, серверов, локальной сети через внедрения удалённой технической поддержке и работы системных администраторов. Этот факт является главным достоинством ит-аутсорсинга;
— за организацию системы IP-телефонии;
— за управлением службой информационных технологий, то есть откладка ит-системы, разработка регламентов и контроль над ними, общение с подрядчиками, контроль выполнения работ;
— за веб-дизайн;
— за интернет-услуги;
— за веб-хостинг.
В некоторых случаях правильнее будет сохранить собственную ит-службу, чем воспользоваться услугами ит-аутсорсинговыми компаниями. Если ваши ИТ являются конкурентно способными на рынке, то сохраняйте и развивайте собственную ИТ. В случае обращения в аутсорсинговую компанию вы утеряете это преимущество. Докажите генеральному директору, что собственное ИТ достойно работает и нет необходимости подключать внешние службы. Также не следует переходить на аутсорсинг, если в ит-хозяйстве имеются проблемы, так как это повлечёт к большому материальному убытку. Любая компания захочет воспользоваться данной ситуацией, чтобы хорошо заработать. Поэтому перед тем,как вы соберётесь переходить на аутсорсинг наведите должный порядок в собственной службе.
Как выбрать ит-аутсорсинговую компанию?
— Обращаем внимание на веб-сайт ит-аутсорсинговой компаний. На сегодняшний день ит-аутсорсинговых компаний сотни, которые предоставляют одни и те же услуги. Заказчик тщательно должен ознакомится с сайтами, информацией, предоставленной аутсорсинговыми компаниями. В итоге мы видим, что только у 10% компаний имеется качественный сайт по взаимодействию с клиентами и интерфейсу. Выбор нужно останавливать на одной из таких компаний. Ведь их лицо — это сайт. Если компания не в силах произвести должное впечатление на своего заказчика, то и вряд ли они справятся с обязанностями, которые вы на них возложили. Компания обязана выглядеть достойно, оперативно реагировать, доступно отвечать.
— Бесплатный ит-аудит. Штат персонала аутсорсинговых компаний должны в себе сочетать профессионализм, знания, умения с желанием помочь вам. Выбирайте компании, где существует бесплатный ит-аудит. Так, вы сможете оценить профессионализм ит-партнера. Ведь заплатив за услуги ит-аудит компании, вы не имеет гарантию, что данная компания — это то, что вы искали. Дружелюбные сотрудники компании, которые не считают каждую копеечку — это нужный вариант.
— Результат ит-аудита — самое полезное для вас. По данному результату вы сможете понять: ит-партнер готов подстраиваться под вас или желает навязать свою схему работы. К примеру, навязывает купить новый сервер, хотя у вас существует целых два; хочет приобрести дорогостоящий софт, вовсе не изучив ваши бизнес-процессы; настаивает на замене железа просто потому, что оно «устарело». Насторожить должны и такие результаты: партнёр не предлагает что-либо изменить; умалчивает о том, что серверу уже десятки лет и скоро он выйдет из строя; переводит стрелки на проблемы с виндоусом. Профессионал расскажет о всех проблемах в компании, о достоинствах и внесёт правильные коррективы в работу, учитывая бюджет и поставленные ему задачи.
— Регламентные работы. Обратите внимание на то, как собирается партнёр обслуживать ит-систему. Если вы получите положительные ответы на следующие вопросы, то вы можете быть спокойны в выборе аутсорсинговой компаний:
а) Будут ли совершены регламентные работы на серверах?
б) Получите ли вы отчёт о регламентных работах?
в) Имеете ли вы доступ к статистике по обращению ваших сотрудников в техническую поддержку?
г) Будут ли разработаны регламенты, к примеру, правила безопасности вашего персонала?
— Доверяйте своей интуиции. Если у вас сложилось положительное впечатление о компании-партнёре, а также вы чувствуете, что вы сработаетесь, и по вышеуказанным факторам компания вам подходит, то смело подписывайте договор с данной аутсорсинговой компанией.
Финансовые достоинства и недостатки
Все считают, что самым выгодным вариантом для компании является фиксированная стоимость. То есть хочется верить, что договорившись о конкретной сумме, ничего сверх нормы компания не будет выплачивать. Но, нужно учитывать все риски: от человеческих факторов до технологического момента. В основном поставленные задачи и требования к ним вырисовываются совсем приблизительно. Если подрядчик не имеет достаточный опыт, чтобы выполнить качественно поставленную заказчиком задач или существует дефицит времени и материальной основы — риски неизбежны. Все подрядчики перестраховываются, поэтому вкладывают в стоимость своих услуг, так сказать, страховку за свои риски. Поэтому в данном случае заказчик переплачивает лишнюю стоимость. Поэтому фиксированная стоимость выгодна, если заказчик и подрядчик точно знает полный план работы. Для этого требуется выделить достаточное время на анализ проекта.
Есть и другой вариант модели работы, когда стоимость зависит от объёма выполненных работ подрядчиком. Так, заказчик может быть спокоен в том, что аутсорсинговая компания не будет экономить на всём — на услугах, качестве, выделенном времени. С другой стороны, больше прибыли. Для того чтобы не возникла такая ситуация требуется разбить проект на подпроекты по объёму и срокам.
Альтернативой этим двум вариантом является модель центр компетенции, где у обеих сторон равная ответственность друг перед другом. Заказчик зависим от аутсорсинговой компании, так как передала ей все функции по развитию своей ит-системы. Также и подрядчик зависит от заказчика, так как при разрыве отношений на балансе у него останется команда специалистов, которые возможно не подойдут для другого проекта. При такой взаимной ответственности и зависимости открывается возможность прозрачного и взаимовыгодного партнерства. Таким способом, если правильно выстроена работа полностью отсутствую коммуникационные риски. А это уже поможет предотвратить развитие дополнительных финансовых расходов. Но такую модель не стоит выбирать, если вы хотите реализовать один-два небольших проектов. Приведёт это к тому, что специалисты будут сидеть без дела, а заказчик по условиям договора обязан будет платить как положено.
Часто заказчик обнаруживает, что стоимость услуг специалистов при аутсорсинге равняется или выше стоимость услуг собственной ит-команды, независимо от выбранной модели работы. Главная ошибка — это то, что заказчик сравнивает сумму зарплаты своего сотрудника с затратами на аутсорсинг. Но такой подход неправильный.
Риски и проблемы при ит-аутсорсинге
Несмотря на все преимущества ит-аутсорсинга существуют определённые риски и проблемы, которые могут возникнуть. Такие факторы нужно учитывать и трезво оценивать. Давайте рассмотрим рекомендации по избежанию проблем при ит-аутсорсинге.
— Главная опасность — слабый режим информационной безопасности. Решить данную проблему возможно путём шифровки данных клиента при записи на носители информации. Наличие «чёрной» бухгалтерии во многих отечественных предприятиях сдерживает рост рынка аутсорсинга из-за высоких рисков и потерей от утечки информации. Поэтому тут важны доверительные отношения с компанией-подрядчиком для достижения поставленных задач. По статистике, именно штатные сотрудники могут разгласить тайную информацию компании, вследствие чего в 80% случае утечка информации происходит из-за местного персонала, даже не смотря на подписанные соглашения о неразглашении информации и коммерческой тайне. В случае утечки информации от аусорсинговой компании наносится масштабный удар, в первую очередь, на репутацию компании.
Но чтобы быть уверенным и полной безопасности учтите несколько рекомендаций:
а) хранение в зашифрованном виде базу данных паролей;
б) выбирайте базу данных, которую невозможно будет скачать;
в) присутствие возможности лёгкой настройки прав доступа к паролям клиентов;
г) на экране не должны в открытом виде показываться пароли.
— Угроза надёжности. Подрядчик обязан отвечать строго по договору за свои обязательства. Он должен нести ответственность за свою работу выраженной в денежном эквиваленте. Главное все риски учесть и зафиксировать в договоре.
— Высокая конкуренция негативно может сказаться на деятельности ит-подразделения. К примеру, другие ит-компании выигрывают тендер заказчика. Так, крупная ит-компания может поглотить отраслевую. Главное выдерживать конкурентоспособность и развиваться.
— Отсутствие клиентов на локальном рынке для подрядчика приведёт к исчезновению экономической целесообразности создания такой дочерней структуры.
— Монополия. Если будет отсутствовать конкуренция в регионе — это приведёт к монополии и новая компания начнёт завышать цены на услуги. Требуется применять меры для регулирования тарифов основной компании.
Аутсорсинг — важная часть любого бизнеса, но нельзя заблуждаться в том, что она решит все проблемы вашей компании. В первую очередь нужно иметь полный порядок внутри своей компании. Переход на ит-аутсорсинг — правильное решение: это и значительная экономия средств, и высокий уровень качества выполненной работы. Стоит помнить о безопасности данных, а также учитывать все риски и проблемы, которые могут возникнуть. Важную роль составляет и выбор подрядчика. Учитывайте сколько времени на рынке существует та или иная компания, насколько профессионален штат сотрудников, которые там трудятся, ознакомьтесь со всей информацией о компании, а также найдите реальные отзывы о ней. Выберите для вас выгодную модель работы с аутсорсинговой компанией, чтобі не остаться в убытке и не пеплатить. Контролируйте работу подрядчика, чтобы не быть обманутым. Во всяком случае знания всегда оберегут вас и ваш бизнес от финансовых потерь, рисков, проблем и любых других неприятностей. Не спеши анализируйте свои проекты, составляйте чёткий план работы и действий.